Щоб зрозуміти, що таке електронний документообіг (ЕДО) і чого він потрібен, слід знати загальний принцип документообігу. А саме:
На кожному підприємстві розроблено індивідуальний графік документообігу, який допомагає співробітникам розібратися та визначити рух документів.
Вперше ЕДО з'явився у банківській сфері, потім системи ЕДО почали застосовувати на багатьох західних підприємствах. В даний час ЕДО широко використовується і в Росії для оперативного обміну інформацією.
ЕДО – це швидкий і якісний обмін різною інформацією як усередині підприємства, і із зовнішніми контрагентами чи контролюючими органами. Своєчасне виявлення помилок та розбіжностей у розрахунках між контрагентами, а також звірка даних покупця та постачальника з даними ІФНС, дозволяє оперативно виявляти розбіжності у рахунках-фактурах.
Наприклад, під час обміну документами з контрагентами за допомогою ЕДО, а не за допомогою поштових послуг підприємством буде заощаджено не лише час оформлення документа: друк документа, збір підписів, оформлення конвертів тощо, але й скоротяться витрати на послуги пошти.
Документи, опрацьовані за допомогою ЕДО, за законодавством мають таку ж юридичну силу, як на паперовому носії. Усі договори, угоди та інша подібна документація має юридичну силу згідно з ЦК України. У Податковому кодексі також передбачено електронну документацію, яка має таку ж силу, як і документи на паперових носіях.
У програмі 1С 8.3 Бухгалтерія ред. 3.0 передбачено функцію, призначену для використання ЕДО. Розглянемо на прикладі правила налаштування та роботи з ЕДО в 1С 8.3.
Для роботи з ЕДО в 1С 8.3 необхідно спочатку налаштувати програму, а саме:
Увага! У довіднику «Контрагенти» найменування контрагентів необхідно заповнювати за даними ІФНС, щоб у 1С 8.3 коректно заповнилися дані: найменування організації, ІПН/КПП, адресу і код ІФНС.
Для цього заходимо в меню «Довідники», де вибираємо довідник «Контрагенти»:
У списку контрагентів, що відкрився, перевіряємо коректне заповнення даних по всімконтрагентів. Для цього наводимо курсор на потрібного контрагента та кнопкою «Ще» вибираємо функцію редагування «Змінити»:
Відкривається картка контрагента:
Якщо ІПН контрагента вже внесено до картки, то натискаємо кнопку «Заповнити по ІПН», після чого відбувається автоматичне заповнення відомостей про КПП, найменування та адресу за даними ІФНС.
Адреса обов'язково має бути заповнена не у довільному форматі, а за даними адресного класифікатора. Але для цього слід налаштувати підключення бази 1С до Інтернету та сервера ІФНС.
Заходимо до розділу “Адміністрування” та вибираємо функцію “Обмін електронними документами”:
Відкривається вікно «Налаштування обміну електронними документами»:
Для роботи з ЕДО в 1С 8.3 слід відзначити "галочкою" функції "Електронні підписи" та "Обмін електронними документами з контрагентами":
Потім слід переконатися, що електронний підпис налаштований. Для цього заходимо в меню «Параметри електронного підписута шифрування» на вкладку «Програми», де має відображатися встановлений ключ. Якщо ключ не встановлений, слід звернутися до фахівців для його встановлення:
Наступним кроком буде підключення до сервісу 1С ЕДО. Для цього вибираємо функції «Підключитися до сервісу 1С ЕДО» та «Підключитися до сервісу 1С Такском»:
При підключенні до сервісів ЕДО та ТАКСЬКОМ, відкривається помічник підключення. Дотримуючись підказок програми 1С 8.3, проходимо етап заповнення:
Далі заходимо в налаштування ЕДО в 1С 8.3 де відкривається автоматично налаштований шаблон для обміну електронними документами з контрагентами. У полі «Організація» необхідно вибрати юридичну особу, якій хочете надіслати запрошення на електронний обмін документами. Після цього, натиснувши на кнопку «Записати та закрити», обраному контрагенту автоматично надішлеться запрошення на підключення до ЕДО:
Для оновлення форм ЕДО в 1С 8.3 слід поставити позначку в віконці «Переходити на нові форми автоматично»:
У 1С 8.3 можна налаштувати розклад обміну електронними документами:
Або дивіться наш відео-урок:
При формуванні первинних документів у програмі 1С Бухгалтерія 8.3 слід врахувати, що в меню документа, для якого затверджено форму електронного документообігу, є кнопка «ЕДО». Всі дії з такими первинними документами можна зробити згідно з обраною командою:
Для перегляду всієї інформації руху документів ЕДО, в 1С 8.3 існує функція «Архів ЕДО» в меню «Адміністрування»:
В архіві можна переглянути всі операції з документами в ЕДО. Використовуючи закладки та меню налаштувань, в 1С 8.3 можна отримати різні звіти за видами документів та ступенем їх виконання:
Для роботи в поточному режимі з ЕДО в 1С 8.3 слід використовувати функцію «Поточні справи ЕДО», яка знаходиться в розділі «Продажі»:
Або в розділі «Покупки»:
Де також можна сформувати необхідні звіти:
Для обміну довільними електронними документами з постачальниками або покупцями в 1С 8.3 призначено функцію «Довільні електронні документи»:
У цьому сервісі можна вибрати файл довільного формату або встановленого формату з списку.
Електронний документообіг - обмін юридично значимими документами (і не тільки) в електронному вигляді.
Можу навести найпростіший приклад електронного документообігу – обмін компаніями «Вордівськими» документами електронною поштою.
Звичайно, такий документообіг не структурований, лист з файлом можна просто не помітити вчасно, і, найголовніше, він не має підпису та друку.
Крім того, у нашій статті йдеться про обмін документами між програмами 1С. Тому документ повинен мати певну структуру, щоб програма, що приймає, змогла його правильно розпізнати і «розкласти по поличках».
І тому існують певні правила обміну, причому деякі затверджені законодавством (наприклад, форма електронного рахунки-фактури).
Саме з цієї причини я хочу в даній статті описати процедуру налаштування передачі-приймання Рахунок-фактури в електронному вигляді на базі конфігурації 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0.
Для більш ефективної роботи з електронним обміном документами фірма «1С» вирішила розпочати співпрацю з давно перевіреною та надійною компанією «Такськом». В результаті такого співробітництва з'явився модуль, інтегрований у більшість популярних конфігурацій «1С».
Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:
Це дозволило домогтися організації як обміну даними, тобто просто передачі від одного контрагента іншому, а й формувати з урахуванням цих даних об'єкти системи «1С». Це якраз рахунки-фактури, акти, документи надходження та реалізації, складські документи та інше.
Крім того, не можна не відзначити ще низку переваг такого підходу:
Перейдемо до технічного боку налаштування процедури. Вона складається з чотирьох етапів:
Навіщо потрібний електронний документообіг у програмі 1С?
Електронний документообіг - обмін юридично значимими документами (і не тільки) в електронному вигляді.
Наведемо найпростіший приклад електронного документообігу – обмін компаніями «Вордівськими» документами електронною поштою.
Звичайно, такий документообіг не структурований, лист з файлом можна просто не помітити вчасно і найголовніше він не має підпису та друку, що діє.
Крім того, у цій статті йдеться про обмін документами між програмами 1С. Тому документ повинен мати певну структуру, щоб приймаюча програма змогла його правильно розпізнати і «розкласти по поличках».
І тому існують певні правила обміну, причому деякі затверджені законодавством (наприклад, форма електронного рахунки-фактури).
У цій статті описується процедура налаштування передачі - приймання Рахунок-фактури в електронному вигляді на основі конфігурації 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0.
Для більш ефективної роботи з електронним обміном документами фірма «1С» вирішила розпочати співпрацю з давно перевіреною та надійною компанією «Такськом». В результаті такого співробітництва з'явився модуль, інтегрований у більшість популярних конфігурацій «1С».
Це дозволило домогтися організацію як обміну даними, тобто просто передача їхню відмінність від одного контрагента іншому, а й формувати з урахуванням цих даних об'єкти системи «1С». Це якраз рахунки-фактури, акти, документи надходження та реалізації, складські документи та інше.
Крім того, не можна, не відзначити ще низку переваг такого підходу:
Перейдемо до технічного боку налаштування процедури. Вона складається з чотирьох етапів:
Після цих операцій у документів з'явиться кнопка зі списком операцій з електронним документообігом (як і збиралися раніше, подивимося на документ «Рахунок-фактура виданий»):
Можна спробувати відправити "Рахунок-фактуру" контрагенту, тільки не забудьте попередити його про це і переконайтеся, що у нього також налаштований модуль.
Для взаємодії з контролюючими органами також знадобляться сертифікати, видані ними.
За матеріалами: programmist1s.ru
Про формати електронних документів, що надходять від контрагентів у роумінгу.Перед початком налаштування ЕДО переконайтеся, що:
Переконайтеся, що в розділі "Адміністрування" - "Обмін електронними документами" включені опції "Електронні підписи" та "Обмін електронними документами".
Переконайтеся, що розділ "Адміністрування" - "Обмін електронними документами" - "Налаштування електронного підпису та шифрування" на закладці "Програми" доданий крипто-провайдер (наприклад, КриптоПро), що використовується, і результат перевірки для нього - "Встановлений на комп'ютері". При необхідності додайте потрібний крипто-провайдер, натиснувши кнопку "Додати".
Перед реєстрацією в сервісі ЕДО переконайтеся, що програмний продукт 1С запущений під користувачем, який вказаний у налаштуваннях сертифіката: 
Для створення профілю налаштувань ЕДО (реєстрації як учасника ЕДО) у розділі "Адміністрування" - "Обмін електронними документами" оберіть гіпер-посилання "Підключитися до сервісу 1С-ЕДО", якщо потрібно зареєструватися у оператора ЕДО Калуга Астрал; або гіпер-посилання "Підключитися до сервісу 1С-Такського" для реєстрації у оператора ЕДО Такському.
Перегляньте вже створені профілі можна в розділі «Профілі ЕДО».
Перед початком реєстрації можливо буде потрібно ввести логін та пароль інтернет-підтримки користувачів 1С.
Залежно від обраного способу підключення (оператора), вигляд екранної форми може дещо відрізнятися.
Калуга Астралперевірте правильність заповнення вказаних на формі полів, за необхідності виберіть організацію та сертифікат та натисніть на гіпер-посилання "Отримати унікальний ідентифікатор учасника ЕДО".
У разі потреби введіть пін-код (пароль) контейнера ключа електронного підпису. Протягом кількох хвилин заявку на реєстрацію буде оброблено оператором ЕДО та організації буде присвоєно унікальний Ідентифікатор учасника ЕДО.
При підключенні до оператора ЕДО Такськомуна першому кроці помічника підключення потрібно вибрати організацію, що реєструється, і сертифікат електронного підпису, після чого натисніть на гіпер-посилання "Отримати унікальний ідентифікатор учасника ЕДО".
Далі потрібно погодитися з підключенням до інтернет-підтримки (можливо, потрібно ввести логін/пароль інтернет підтримки та/або регномер програмного продукту).і, при запиті, пін-код контейнера ключа підпису, після чого натиснути кнопку "Створити заявку".
У новому вікні уважно перевірте реквізити організації, що реєструється.
У разі потреби реквізити можна відредагувати прямо на формі, для редагування адреси організації натисніть на виділену на малюнку вище червоною рамкою кнопку. Переконайтеся, що адреса компанії вірно заповнена полем "Код регіону". Після натискання на кнопку "Надіслати" почнеться процес реєстрації (отримання унікального Ідентифікатора учасника ЕДО).
Після завершення роботи таймера зворотного відліку (на малюнку вище виділено червоним) на формі відобразиться присвоєний організації унікальний Ідентифікатор (на малюнку нижче виділено червоним).
Потім натисніть "Ок".
Після отримання унікального Ідентифікатора натисніть кнопку "Готово", в результаті відкриється створений профіль налаштувань ЕДО по зареєстрованій організації, де можна перевірити і при необхідності скоригувати доступні для ЕДО типи електронних документів, їх формати, а також протестувати доступність сервісу (по кнопці "Тест" профілю налаштувань").
Після натискання на кнопку "Записати та закрити" буде запропоновано надіслати запрошення на ЕДО вашому контрагенту.
Про те, як користуватися ЕДО (надсилати, отримувати та обробляти електронні документи) можна прочитати в розділі ІТС https://its.1c.ru/db/eldocs#content:102:hdoc
Вашу проблему вирішено?
Ваше повідомлення відправлено.
